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别让“多任务工作”阻碍你的效率

高德拉特在《关键链》中,提到过一个观点。

他认为:在传统的生产企业里面,造成工人工作效率低下的原因,是“不良多工”。

什么叫“不良多工”?举个例子。你是一名职员,手头上有擦桌子、买外卖、写报告三项工作。擦桌子要耗费3个小时,买外卖要耗费4个小时,写报告要耗费4个小时。这是背景。

本来,如果你先擦桌子,再买外卖,再写报告的话,3个小时就可以擦完桌子,7个小时就可以搞定外卖,11个小时就可以交报告。

但是,实际工作中,分配给你工作的上级,以及和你对接的同事,不会安静地等着你做完。他们会时不时催你:

桌子擦得怎么样了?

外卖买好了吗?

报告写到哪里了?

什么,还没动笔?

于是,为了让他们满意,让他们每一次催你的时候,你都有新的进展可以反馈,你不得不先擦一会桌子,再找一下外卖,再写几行报告……循环往复,如此交替。

这样一来,你的工作状态,就从“桌子(3)-外卖(4)-报告(4)”变成“桌子(1)-外卖(1)-报告(1)-桌子(1)-外卖(1)-报告(1)……”

这样一来,本来4个小时可以擦完桌子,就会被拖延到7个小时;7个小时可以搞定外卖,就会被拖延到10个小时。

你看,依然是11个小时,依然是这三项工作,本来可以早早搞定桌子和外卖,把后续的工作转交给对接的人,让项目继续运转起来,但因为“不良多工”,因为你需要给其他人反馈,就导致整个项目拖延了至少3个小时。

如果在一条生产线上,每个工人都这样的话,整条线的工作效率,就会被拖垮。

针对这个问题,高德拉特提出了一系列的系统管理方法――不过这不是今天的重点。

今天,我们来聊聊这个“不良多工”。

高德拉特所说的“不良多工”,在今天有一个更加通用的叫法,叫做“多任务工作”。

我相信,很多人都有这样的工作习惯:写一会报告,刷一下网页,查一下资料,收一下邮件,回去做一下数据,点开微信回应一下,再回去贴图表……诸如此类。

这是很正常的事情。今天这个时代,专注在一件事情上,已经近乎不可能了。每个人手上都有一大堆任务,To do List里都有满满的事项,同时开着Word、Excel、PPT,微信和QQ总是同时闪动好几个头像……似乎,不能同时处理这些事情,就是能力不够。

甚至,很多公司里面,会要求员工能够进行“多任务工作”――我看到过好几个招聘要求,就明确写着:

能够承受工作压力,能够协调多任务工作,能够同时处理大量事务。

我在第一家公司里面,亲眼见过这样的景象:AE的桌面永远开着好几个聊天框,对面是来自欧洲、澳洲、香港的不同客户,任务栏里堆满Excel窗口。她们飞快地在Outlook、Excel和QQ之间切换,鼠标飞梭,熟练地按着Ctrl C、Ctrl V。

但正是这看似高效的“多任务工作”,正在慢慢地谋杀我们的工作效率。

为什么这么说呢?

1.多任务工作,会占用我们的认知资源

明尼苏达大学商学院教授SophieLeroy,在一篇09年的论文中,提出了一个概念,叫做“注意力残留”(Attentionresidue)。

他指出,当你从一项未完成的任务A,切换到任务B时,由于A还没有做完,你的大脑中会有一部分资源,仍然在对A进行处理和运算,你会抑制不住地回想到任务A,从而抑制你对于任务B的投入。

这部分仍然在处理任务A的资源,就叫做“注意力残留”。

一方面,“注意力残留”会占用我们大脑的认知资源,降低对任务B(以及其他任务)的投入程度。

另一方面,“注意力残留”会在我们的认知中造成“多目标焦虑”,从而使我们产生“认知负担”(CognitiveLoad),降低我们在任务B上面的表现。

什么是“认知负担”?简单举个例子。当你来上班的时候,我告诉你:你今天要写完一篇1万字的报告,写不完不许下班――你是不是会觉得晴天霹雳?

一整天,这个任务都会沉甸甸地压在你的心上,让你心神不宁。你会不由自主地担忧:要是我完不成怎么办?怎样做才能尽快写完?

我相信,你这一天的工作,一定表现得非常糟糕。

这就是认知负担。当一个人大脑中同时存在着越多的目标和任务,他就会越焦虑,用于处理任务的资源会减少,状态也会下降。

所以,我们常常看到,如果一个人脑子里装了太多的事情,他会表现得魂不守舍,对别人的话经常听不进去,刚交待的事情也很容易忘记――这就是因为,沉重的认知负担,使他难以腾出更多的资源来处理额外的信息。

这两个效应加在一起,共同降低了我们的工作效率。

本质上,人对于未完成的事物,会有一种强烈的冲动,想去把它完成,否则就会一直想到它――这称为“契可尼效应”。

所以,在工作A和工作B之间来回转换,不但不会提高效率,反而会不断地加重这种焦虑感。从而使你无论在处理哪项任务时,都会因为受到干扰而降低表现。

2.多任务工作,会干扰我们的工作记忆

你也许有一点体会:当你从别的任务切换回去之后,你会忘记之前在想什么。

人的“工作记忆”(WT)空间,是非常狭小的――它只能同时存放4个单位。即使你通过组块、分类等方式,把大量信息聚拢起来,但也很难超过4个单位的限制。

而当你切换出去,哪怕只有几秒钟,对新信息的处理,也会占据你的工作记忆。由此带来的后果就是,你刚刚建立起来的记忆,瞬间就被清除出去。

你只能从长时记忆(LTM)中,通过仅存的痕迹,尝试着把那些信息再次聚集、组合起来。

先不提这个过程耗费的时间,更严重的后果是,也许一个刚刚诞生的点子,就这样消失了,再也回想不起来。

3.多任务工作,摧毁了我们进入“心流”的可能性

为什么?我在《所有需要意志力的方法,都是耍流氓》讲过,进入“心流”的条件之一,就是全心投入的专注――当你所有的念头都集中在“如何更好地操作来克服困难”时,你就更容易从微小的反馈中获得激励,心流也就应运而生。

而多任务工作,恰恰摧毁了我们对任何一个任务的投入和专注。

所以,看起来高效的“多任务工作”,实际上恰恰是效率的杀手。

实际上,“多任务工作”的危害,可能比你想的更严重。

2014年的一项研究指出,仅仅是几秒钟的走神(比如检查一下微信、看一下邮件),也会造成错误率的显著上升,甚至可以高达两倍。

密歇根大学的一个研究团队表示,在企业中,多任务工作几乎无处不在――每个人在工作的时候,都难免要接一下电话,跟同事讨论工作,或是回应老板的询问。而这些“多任务”带来的后果是什么呢?

它会降低一个团队20%-40%的工作效率。

这是一个很可怕的数字。

我在《高效管理时间的秘诀,就在于这三个清单》也提到过,这几年的团队管理做下来,有一个感觉就是:当我们在“多任务工作”的时候,实际上被异化了,变成了效

率的奴隶:

我们都在想,如何尽快把手头的事情做完(以便做下一个任务),而不是努力把它做好。

那么,如何避免“多任务工作”对我们造成的负面影响呢?

1.冥想

如果你即将开始一项工作,而大脑中还残存着许多杂念时,不妨先闭上眼睛,深呼吸,尝试着与它们和解,告诉自己不要焦虑。

很多时候,给自己一些正面的心理暗示,以及通过一些操作――比如用悠长、缓慢的深呼吸,刺激分泌内啡肽,传达出“平静、舒缓”的信号,可以让身体镇静下来,降低自己的焦虑水平。

深呼吸的时候,不妨回想自己以前的优秀表现,想象那些正面的、令人兴奋的场景,提高整个人的信心,提高大脑的活跃程度。

这会有助于把注意力,集中在手头即将开始的工作上。

2.向自己提一个问题,尝试去解决它

问题,是最能够吸引注意力的东西。

在开始一项工作之前,提一个问题,并在工作中寻求答案,会为你的工作增加乐趣,提高对其的注意力。

举个例子,在做一份PPT之前,可以问自己:我这份PPT的亮点是什么?我可以如何呈现这个亮点?

或者,在读一个章节之前,问自己:作者是如何解释他的论点的?跟同类相比,好在哪里,有哪些缺漏?

这样一来,就可以把枯燥的工作,变成一个寻求答案、解决问题的过程。这可以显著提高自己集中精力的意愿。

3.利用白噪音

我写作的时候,往往会去星巴克。如果在家里,也会插上耳机,播放白噪音。

什么是白噪音?咖啡馆背景的嘈杂声,树林里的风声、流水声、火炉噼啪的声音、路人杂乱的交谈声等等。

这些声音,一来,不含有任何信息量――因此它们对大脑来说是低优先级的,不会给大脑造成任何负担;二来,它们可以掩盖各种突兀的、细小的噪音,从而帮助你跟环境隔绝起来。

也可以听轻音乐,但是注意,不要听有歌词的音乐,也不要听摇滚、金属等律动感太强的音乐,因为它们会吸引你的大脑。

4.将琐事集中在同一个时间段处理

不要急着应答微信、QQ、邮件,专心致志做你的工作,等告一段落或者感到疲倦,再休息一下,将这些琐事一一搞定。

可以参考《高效管理时间的秘诀,就在于这三个清单》,分别把不同的事项写入三个清单,再分门别类打开,处理,划掉即可。

如果你并不是一个作息非常非常规律的人,不要使用番茄钟。你应该按照自己的状态和精力安排工作,而不是听从闹钟的安排。

5.隔绝干扰

如果可以,在做每天最重要的工作时,挑一个单独的、确保不会受到任何干扰的地方工作。

当然,很多时候,这一点主要看公司,而不是看自己。

令人振奋的是,越来越多的公司,开始意识到这一点的重要性。比如,在办公室里设置“沉思空间”,设置“单人办公隔间”、员工可以自行寻找空房间使用,允许员工到咖啡馆办公,允许员工远程办公等等。

这是一个进步。

来源:知乎日报

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